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印章管理制度

發(fā)布：時(shí)間：2019-10-10返回列表

1.目的：建立公用印章使用、管理規(guī)范。

2.范圍：本制度適用于公司所有公用印章。

3.責(zé)任：公司行政人事部、財(cái)務(wù)部及擁有印章部門(mén)負(fù)責(zé)人。

4.正文：

4.1公司印章范圍：

4.1.1公司公章、公司合同專用章、財(cái)務(wù)專用章和其它部門(mén)印章；

4.1.2董事長(zhǎng)私章。

4.2印章的刻制：

4.2.1公司印章、鋼印和董事長(zhǎng)、分管副總工作印章的刻制，必須有董事會(huì)的批文或有關(guān)會(huì)議的決議，方可刻制、啟用。

4.2.2各部門(mén)印章的刻制，必須經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并由公司行政人事部負(fù)責(zé)發(fā)文通知啟用。

4.2.3其他業(yè)務(wù)部門(mén)專用章，根據(jù)上述原則刻制和啟用。

4.3印章的保管和管理

4.3.1印章保管

4.3.1.1公司公章、公司合同章、財(cái)務(wù)專用章和其它公章由公司行政人事部集中統(tǒng)一保管用印。

4.3.1.2公司董事長(zhǎng)私章由其本人或委托專人保管用印。

4.3.2印章的管理

4.3.2.1印章應(yīng)存放在有一定安全措施的保險(xiǎn)柜或鐵皮柜內(nèi)，不得隨意放置。印章保管人員臨時(shí)請(qǐng)假，應(yīng)由部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)指定臨時(shí)保管人，不得出現(xiàn)印章無(wú)專人管理的現(xiàn)象。印章保管人員調(diào)動(dòng)或臨時(shí)變換保管人，應(yīng)辦理印章交接手續(xù)，且須由董事長(zhǎng)監(jiān)交并作交接記錄。

4.3.2.2對(duì)需交接的印章，應(yīng)有交接手續(xù)，明確責(zé)任。印章交接雙方在交接印章時(shí)必須簽署印章交接證明，證明上應(yīng)標(biāo)明交接時(shí)間、地點(diǎn)、原因、授權(quán)人等，各當(dāng)事人應(yīng)在證明中簽字。

4.3.2.3印章保管人員應(yīng)嚴(yán)格照章辦事，堅(jiān)持原則，不徇私情；用印前須嚴(yán)格審查是

否符合用印要求和范圍，是否經(jīng)有權(quán)審批人簽字批準(zhǔn)。凡不符合用印規(guī)定或違反審批程序的，印章管理人員一概不得用印。

4.3.2.4原則上公司及各部門(mén)印章不得攜出單位使用，確因工作需要將印章攜出使用的，必須事前按審批權(quán)限經(jīng)過(guò)批準(zhǔn)，并在《印章使用審批表》中登記，使用時(shí)應(yīng)有管理人員到場(chǎng)監(jiān)印。任何人不得私自攜帶印章外出辦公、使用。

4.3.2.5嚴(yán)禁私自在空白介紹信、擔(dān)保函、合同、承兌匯票、公文用紙等上面加蓋印章。若部門(mén)確因工作需要在上述空白文件上加蓋印章，使用部門(mén)應(yīng)提供空白文件復(fù)印件存檔，如空白文件未使用，應(yīng)及時(shí)返還行政人事部。

4.4公司一般性文件用印規(guī)定。

4.4.1公司一般性文件限于以下內(nèi)容：

4.4.1.1以公司名義發(fā)送的正式文電；

4.4.1.2報(bào)送或下達(dá)的各種計(jì)劃、貸款和財(cái)務(wù)指標(biāo)、決算、業(yè)務(wù)報(bào)告等；

4.4.1.3頒發(fā)對(duì)先進(jìn)集體、先進(jìn)個(gè)人及其它榮譽(yù)稱號(hào)的證書(shū)、專業(yè)技術(shù)職務(wù)聘任證書(shū)、崗位合格證書(shū)等；

4.4.1.4需要用公司名義開(kāi)具的介紹信或其他證明文件；

4.4.1.5其它需要加蓋公司印章的批件、材料等文本。

4.4.2需要在有關(guān)公文函件上加蓋公司公章或董事長(zhǎng)印章時(shí)，用印前均須董事長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，董事長(zhǎng)不在時(shí)須經(jīng)董事長(zhǎng)授權(quán)人簽字批準(zhǔn)后方可用印，并由用印人將用印文件標(biāo)題、份數(shù)、使用何種印鑒、批準(zhǔn)人、時(shí)間、具體承辦人等事項(xiàng)登記。未經(jīng)有關(guān)負(fù)責(zé)人簽字批準(zhǔn)，任何人不得使用公章及董事長(zhǎng)工作印章。

4.4.3公司各職能部門(mén)的印章，原則上只能用于公司內(nèi)部事務(wù)或本職能部門(mén)職權(quán)范圍內(nèi)的專項(xiàng)對(duì)外事務(wù)，嚴(yán)禁越權(quán)用印。

4.4.4各業(yè)務(wù)部門(mén)專用章只準(zhǔn)在限定的業(yè)務(wù)范圍內(nèi)使用，只對(duì)涉及的業(yè)務(wù)承擔(dān)責(zé)任，各業(yè)務(wù)部門(mén)在處理業(yè)務(wù)時(shí)，需要加蓋公司印章的，不得用其它印章代替公司印章。

4.5公司法律性文件用印規(guī)定。

4.5.1公司法律性文件限于以下內(nèi)容：

4.5.1.1各類借款合同及附屬合同；

4.5.1.2資金拆借協(xié)議；

4.5.1.3各類委托代理協(xié)議、銀行承兌協(xié)議、投資協(xié)議、合作協(xié)議等；

4.5.1.4各類擔(dān)保函；

4.5.1.5企業(yè)資信證明；

4.5.1.6貸款承諾書(shū)；

4.5.1.7其他具有法律約束力的文件。

4.5.2公司所有需用印的法律性文件及資料，用印前均須董事長(zhǎng)簽字批準(zhǔn)，董事長(zhǎng)不在時(shí)須經(jīng)董事長(zhǎng)授權(quán)人簽字批準(zhǔn)后方可用印。

4.5.3印章保管人員在上述有效文件上加蓋印章前，須經(jīng)監(jiān)印人審核該文件，對(duì)未經(jīng)審核簽字的文件一概不得用印。印章保管人員未經(jīng)監(jiān)印人審核，擅自在文件上用印的，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)立即取消印章保管權(quán)，并視情節(jié)輕重給予行政處分；觸犯法律的，提交司法機(jī)關(guān)追究刑事責(zé)任。

4.5.4公司簽（出）具加蓋公司印章的有效文件，其監(jiān)印人為公司行政人事部副總；簽（出）具加蓋公司部門(mén)印章的文件、文本，其監(jiān)印人為相應(yīng)部門(mén)負(fù)責(zé)人。監(jiān)印人職責(zé)為：對(duì)簽字批準(zhǔn)人簽字資格及權(quán)限進(jìn)行審核；對(duì)印章保管人員用印進(jìn)行監(jiān)督。

4.6用印程序。

4.6.1公司各部門(mén)需使用公司印章（公司公章、公司合同章、公司財(cái)務(wù)章、董事長(zhǎng)私章）時(shí)，用印前須填寫(xiě)《印章使用審批表》（見(jiàn)附表）并履行審批手續(xù)。

4.6.2在需緊急使用公司印章而《印章使用審批表》中所列“有權(quán)審批負(fù)責(zé)人”不在時(shí)，印章使用申請(qǐng)人應(yīng)手機(jī)短信請(qǐng)示“有權(quán)審批負(fù)責(zé)人”，短信應(yīng)明示《印章使用審批表》中要求填寫(xiě)的內(nèi)容，待“有權(quán)審批負(fù)責(zé)人”手機(jī)短信回復(fù)批準(zhǔn)后（以此存證），印章管理人員方可用印。印章使用申請(qǐng)人應(yīng)請(qǐng)“有權(quán)審批負(fù)責(zé)人”回公司后2個(gè)工作日內(nèi)補(bǔ)簽《印章使用審批表》。

4.6.3公司印章管理人員在用印前，有責(zé)任審閱用印材料是否與《印章使用審批表》中所列內(nèi)容相符，以及“有權(quán)審批負(fù)責(zé)人”簽字是否完備，嚴(yán)禁不看內(nèi)容就盲目加蓋印章。

4.6.4每次用印情況都須在《印章使用登記簿》上登記，登記項(xiàng)目包括：用印日期、申請(qǐng)用印單位、內(nèi)容摘要、用印份數(shù)、批準(zhǔn)人、經(jīng)辦人等。

4.7用印方式。

4.7.1對(duì)公文或函件等經(jīng)過(guò)上述審查登記以后，即可按要求加蓋印章。使用印章必須字跡清楚，位置恰當(dāng)，正式公文（紅頭文件）只在文末成文日期處蓋章，一般要騎年蓋月。如在日期上方有發(fā)文單位或部門(mén)落款，印章應(yīng)同時(shí)壓在發(fā)文單位或部門(mén)落款和成文日期上面。

4.7.2帶有存根的介紹信、證明信或公函等要蓋兩處印章，一處蓋在落款處，一處蓋在公函的存根分接線上。

4.7.3印章所用印泥應(yīng)保持適宜程度，不得出現(xiàn)印泥油漬過(guò)量或不足現(xiàn)象，影響印模美觀。

4.8用印材料及檔案的留存。

所有用印留存的材料應(yīng)及時(shí)編號(hào)整理，歸卷備檔，對(duì)其中具有查考價(jià)值的，要在年終

整理立卷時(shí)歸檔保存。上述所有材料及檔案保存期為5年，個(gè)別重要文件檔案保存期為永久。

4.9印章的廢止：因機(jī)構(gòu)變動(dòng)或其他情況印章廢止時(shí)，公司行政人事部應(yīng)及時(shí)收繳印章并發(fā)文通知停用印章起始日，印章收繳后由公司行政人事部截角封存保留。

                          

印章使用審批表

                                   時(shí)間：    年   月   日             編 號(hào)：

使用印章文件名稱
所  蓋  印  章		份  數(shù)
經(jīng) 辦 人：	部門(mén)負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：	有權(quán)審批負(fù)責(zé)人意見(jiàn)：