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合同編碼及存檔管理規(guī)定

發(fā)布：時(shí)間：2019-10-10返回列表

1.目的：制訂合同編碼及存檔管理規(guī)定，使合同管理規(guī)范有序，便于查閱、控制和追蹤。

2.范圍：適用合同編碼及存檔管理。

3.責(zé)任：行政管理部對(duì)本規(guī)定的實(shí)施負(fù)責(zé)。

4.正文：

4.1合同編碼

4.1.1所有合同形成后，必須有系統(tǒng)的編碼。

4.1.2合同編碼應(yīng)符合下列要求：

4.1.2.1統(tǒng)一性：統(tǒng)一分類、編碼，由行政人事部文件管理員負(fù)責(zé)編碼。

4.1.2.2準(zhǔn)確性：文件應(yīng)與編碼一一對(duì)應(yīng)，一旦某一文件終止使用，此文件編碼即告作廢，并不得再次啟用。

4.1.2.3可追蹤性：根據(jù)文件系統(tǒng)編碼規(guī)定，可任意調(diào)出文件，也可隨時(shí)查詢文件的變更歷史。

4.1.2.4穩(wěn)定性：文件系統(tǒng)編碼一旦確定，一般情況不得隨意改變，應(yīng)保證系統(tǒng)的穩(wěn)定性，以防止文件管理的混亂。

4.1.3合同文件的編碼：

4.1.3.1合同編碼分為四大類：設(shè)備類、工程類、物料類（指生產(chǎn)物料采購(gòu)）、其他類（指辦公用品采購(gòu)、食堂大宗物料采購(gòu)等）。

4.1.3.2合同文件系統(tǒng)編碼代號(hào)：

序號(hào)	類別	合同編碼
1	設(shè)備	HT-SB0001（年-月-日）
2	工程	HT-GC0001（年-月-日）
3	物料	HT-WL0001（年-月-日）
4	其他	HT-QT0001（年-月-日）

4.2合同簽訂一般要求

4.2.1內(nèi)容符合國(guó)家相關(guān)行業(yè)規(guī)定，符合我公司相關(guān)規(guī)定。

4.2.2對(duì)方單位合同簽訂人簽名應(yīng)字跡清晰可辯，有聯(lián)系電話與單位地址。

4.2.3我方合同簽訂人為該合同的主談人，另有主管副總和總經(jīng)理的審核簽字，特殊情況應(yīng)有董事長(zhǎng)的審核簽字。

4.2.4我方合同簽字要求

4.2.4.1合同金額在10000元（不含10000元）以內(nèi)，由主管副總簽字即生效；

4.2.4.2合同金額在10000元（含10000元）以上，30000元（不含30000元）以內(nèi)，由主管副總簽字、總經(jīng)理簽字即生效；

4.2.4.3合同金額在30000元（含30000元）以上，100000元（不含100000元）以內(nèi)由主管副總簽字、總經(jīng)理簽字、董事長(zhǎng)簽字即生效；

4.2.4.4合同金額在100000元以上，需進(jìn)行招投標(biāo)會(huì)后再確定。

4.3合同存檔的份數(shù)

4.3.1設(shè)備類合同存檔部門：生產(chǎn)技術(shù)部1份（原件）、行政人事部1份（原件）、生產(chǎn)服務(wù)部1份（原件）、財(cái)務(wù)部付款1份（復(fù)印件）、對(duì)方1份（原件）。

4.3.2工程類合同存檔部門：生產(chǎn)技術(shù)部1份（原件）、行政人事部1份（原件）、生產(chǎn)服務(wù)部1份（原件）、財(cái)務(wù)部付款1份（復(fù)印件）、對(duì)方1份（原件）。

4.3.3物料合同存檔部門：生產(chǎn)服務(wù)部1份（原件）、行政人事部1份（原件）、財(cái)務(wù)部付款1份（復(fù)印件）、對(duì)方1份（原件）。

4.3.4其他類合同存檔部門：行政人事部1份（原件）、財(cái)務(wù)部付款1份（復(fù)印件）、對(duì)方1份（原件）。

4.4合同編號(hào)及分發(fā)存檔程序

4.4.1編號(hào)：合同經(jīng)相關(guān)人員簽字生效后，應(yīng)由合同主簽人按合同存檔要求備齊原件份數(shù)、復(fù)印件份數(shù)，交到行政人事部文件管理員處。由行政人事部文件管理員進(jìn)行合同的分類編號(hào)，并蓋上相關(guān)合同的“合同編碼章”。

4.4.2分發(fā)存檔：合同蓋上“合同編碼章”后，由行政人事部文件管理員將合同分發(fā)到各需存檔的部門，由該部門文件管理員按類登記合同臺(tái)帳并存檔（合同按類分別放在不同的檔案袋內(nèi)）。